Licenziamento individuale: è possibile per il datore di lavoro controllare la posta elettronica aziendale del lavoratore?

Tribunale di Pisa – Sezione Lavoro - sentenza n. 800 del 15.06.2026

Per l’accesso, da parte del datore di lavoro, alla posta elettronica aziendale del dipendente è necessario che il controllo sia mirato e sia successivo al fondato sospetto di un comportamento illecito ed occorre altresì il rispetto degli adempimenti in ambito privacy di informazione e trasparenza nei confronti del personale ricavabili dal Codice della privacy, dal Regolamento UE n. 2016/679, ma anche già dalle Linee guida per posta elettronica e internet del 01.03.2007 Delib. n. 13 del Garante per la Protezione dei Dati Personali.

In questi casi, dunque, il datore di lavoro è sempre tenuto a rispettare i principi del trattamento dei dati personali nella sua veste di titolare, ponendo in essere tutti gli adempimenti previsti dalle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali (artt. 4, 12-14, 24-25, 30, 32 e 35 del Regolamento UE n. 2016/679) e fornendo agli interessati in modo corretto e trasparente una chiara rappresentazione del complessivo trattamento effettuato, in modo da consentire loro di disporre di tutti gli elementi informativi essenziali e di essere consapevoli delle caratteristiche del trattamento dei propri dati personali.

Nel rapporto di lavoro, infatti, tale consapevolezza si realizza solo se al dipendente siano state fornite un'idonea informativa della privacy e un regolamento sull'uso della posta elettronica aziendale, che indichino i limiti dell'utilizzo dello strumento e i potenziali controlli che potranno essere effettuati dal datore di lavoro, in forza di una comunicazione aziendale chiara circa il carattere del potenziale monitoraggio da eseguirsi e, soprattutto, preventiva rispetto ai controlli eseguiti.

Il datore di lavoro, inoltre, per la portata che assume il suo monitoraggio rispetto all’elevato livello di invasione della privacy del dipendente, deve fornire motivi legittimi per giustificare tale monitoraggio della comunicazione e l'accesso al loro contenuto con la conseguenza che in assenza di un fondato sospetto o di modalità illegittime nella condotta del lavoratore i risultati dei controlli così effettuati non potranno essere utilizzati ai fini della controversia avviata per il licenziamento individuale del lavoratore stesso.